Hai già sentito parlare di Workplace Revolution?

È un approccio innovativo al Workplace Management e come ogni rivoluzione, anticipa i tempi e cambia le regole del gioco.

Ti aiuta a supportare in modo sicuro, grazie ai dati, le opzioni di scelta e gestione per il tuo spazio di lavoro.

Workplace Revolution significa:

  • Definire i metri quadri in modo innovativo, correlato al tempo di utilizzo
  • Progettare in base alle attività effettive dei vari spazi
  • Una gestione più puntuale dell’ufficio e del suo ecosistema

Il webinar

Durante il webinar conoscerai i dettagli operativi di questa modalità di progettazione e gestione degli spazi di lavoro. Ti racconteremo una esperienza concreta nella quale l’approccio Workplace Revolution ha avuto un ruolo determinante.

È un evento di Smartworking srl e Macroarea
In collaborazione con:
Real Estate Center del Politecnico di Milano

Con il patrocinio di:
FIABCI

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Foto di Proxyclick Visitor Management System su Unsplash

Che cosa significa gestire gli spazi di lavoro mentre il modo di lavorare è in continuo cambiamento?

Negli ultimi anni, la gestione degli spazi di lavoro è passata da concetti strutturali, funzionali e tattici a una visione più strategica, dinamica e adattiva.

L’evoluzione del workplace management è quindi da sempre una risposta alle mutevoli esigenze delle organizzazioni, dei mercati ma soprattutto delle persone. L’approccio alla creazione e gestione degli spazi di lavoro ha subito diverse trasformazioni: da uffici chiusi e statici, passando per gli open space fino a moderni spazi flessibili.

Ci siamo interrogati su come affrontare questo tema cruciale per le aziende e, per farlo, siamo partiti dall’inizio.

Che cos’è il workplace management?

Si tratta di una disciplina che si occupa di progettare, organizzare e ottimizzare gli spazi e le risorse, creando un ambiente di lavoro efficiente, funzionale e adatto alle esigenze specifiche di un’organizzazione e delle sue persone.

Dalla disposizione fisica degli uffici, all’utilizzo delle tecnologie, dalle politiche di flessibilità lavorativa fino alle strategie di coinvolgimento dei dipendenti, il workplace mangement ha come obiettivi:

  • Massimizzare la produttività
  • Migliorare la soddisfazione dei dipendenti
  • Favorire un ambiente lavorativo che supporti gli obiettivi aziendali.

L’approccio

Esiste un approccio classico alla gestione degli spazi di lavoro. Si tratta di una base, un punto di partenza dal quale le organizzazioni possono avviare processi di workplace management di senso.

È diviso in tre livelli:

Livello Strategico

risponde a sfide come: “Quando entro in azienda sento poca energia…”, “La nostra sede è poco attrattiva per i giovani”

Il tema sono quindi decisioni di alto livello che influenzano l’intera organizzazione. È il livello in cui delineano gli obiettivi a lungo termine e la visione complessiva dell’azienda, come ad esempio: decidere di adottare un modello di lavoro ibrido per migliorare la flessibilità delle persone.

Livello Tattico

risponde alle sfide come: “Servirebbero almeno due sale riunioni in più”, “Gli spazi in sede non ti permettono di collaborare”

Questo livello riguarda la traduzione delle decisioni strategiche in azioni concrete. Si tratta di sviluppare piani e procedure che aiutino a raggiungere gli obiettivi strategici. Implementare politiche specifiche per supportare il lavoro flessibile, come giorni di lavoro da remoto o la creazione di spazi di lavoro collaborativo sono attività da livello tattico.

Livello Operativo

risponde alle sfide come: “In questi uffici fa sempre o troppo caldo o troppo freddo…”, “Come faccio a prenotare la sala riunioni?”

Mette in pratica ciò che è stato deciso nei livelli strategico e tattico. Vengono gestite le attività quotidiane in modo più efficente possibile, in modo che tutto funzioni senza intoppi. Esempi di livello operativo sono la gestione della manutenzione degli ambienti, rendere disponibili materiali di consumo e strumenti per le esigenze dei singoli spazi e uffici.

Workplace Revolution: il webinar

Approfondendo ognuno dei tre livelli, ci siamo resi conto che il workplace management ha molto a che fare con tematiche quali change management, lavoro agile e ibrido, innovazione organizzativa, brand differentiation.

Crediamo sia necessario sviluppare progetti che prendano spunto dai tre livelli e siano sufficentemente agili da governare i cambiamenti rapidi e improvvisi, così flessibile da gestire piccole e grandi rivoluzioni all’interno delle organizzazioni.

Ti aspettiamo quindi per raccontarti i primi passi dal workplace management verso la workplace revolution: decisioni strategiche, azioni tattiche e operazioni quotidiane che, ben progettate, conducono a una gestione efficiente, una vera e propria rivoluzione degli spazi in cui le persone lavorano e si connettono.

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Il lavoro ibrido sta avendo un impatto culturale, economico ed operativo su tutte le organizzazioni.

Rivoluzionare gli spazi di lavoro può essere una sfida legata ai cambiamenti del modo di lavorare oppure la soluzione al bisogno di cambiamento.

Non si può prescindere da un approccio di design centrato sulle persone e sulle loro esigenze professionali e bisogni personali.

E’ in questo contesto che trova terreno fertile la collaborazione tra Smartworking srlla prima azienda in Italia specializzata in progetti di flessibilità e lavoro agile – e Macroareadesign company attiva nella modellazione di processi organizzativi.

L’obiettivo in comune è facilitare la Workplace Transformation delle organizzazioni attraverso l’abilitazione di modelli che hanno come nuovi pilastri i comportamenti e il tempo. In tre modi:

  • valorizzando gli investimenti immobiliari (in termini economici e finanziari)
  • progettando gli spazi di lavoro secondo i valori ed in linea con le sfide dell’organizzazione
  • trasformando la fase di transizione in un’esperienza positiva sia in termini operativi che di approccio al cambiamento.

Mamacrowd e McCann Health, i progetti all’attivo sugli spazi di lavoro

Il sodalizio tra SmartWorking srl e Macroarea per rivoluzionare gli spazi di lavoro, ha portato alla realizzazione di due progetti:

  • Mamacrowdpiattaforma di equity crowdfunding – è partita nel 2022 dalla richiesta di revisione degli uffici e cambiamento di sede. Il progetto si è poi evoluto, trasformando gli spazi di lavoro in luoghi attrattivi per la popolazione aziendale che, dopo anni di smart working, aveva perso il senso di comunità e di condivisione dei valori
  • McCann Healthagenzia creativa in ambito health, pharma e wellness – in cui la scelta di una nuova sede nel 2022 è stata l’occasione per avviare una profonda analisi dei nuovi comportamenti presenti all’interno dell’ecosistema aziendale e per creare un contesto abitativo coerente. In conclusione nel 2024.